Journalføring

  Utskriftsvennlig versjon

Arkivforskriften §§ 9 Journalføring:

"Eit offentleg organ skal ha ein eller fleire journalar for registrering av dokument i dei sakene organet opprettar. I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova § 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er eller blir saksbehandla og har verdi som dokumentasjon. Organinterne dokument etter offentleglova § 14 skal organet registrere i journalen så langt organet finn det tenleg."

Journalføring ble manuelt utført (journalbok) av hver enkelt etat / avd. t.o.m. 2002. Fra jan. 2003 ble det tatt i bruk dataverktøy med felles saksbehandling og journalføring for alle enheter, samt at kommunen fikk sentralisert postmottak.

Kortsystem ble benyttet til journalføring innenfor Rådmannens avd.(den gang Snåsa formannskapskontor) fram til 1995.

Fra 1995 t.o.m 2002 ble dokumenter registrert i et datasystem hvor postlister ble kjørt ut på papir og satt i ringperm, hvor de er plassert sammen med tilhørende arkivmateriell. Fra 2003 er det benyttet kun elektronisk journal.

Saksarkivets ordningsprinsipp: KS's arkivnøkkel

Ny arkivnøkkel fra 1975, og overgang til ny arkivnøkkel (k-koder) juni 1999.

I dag benyttes EDB Sak og Arkiv, ESA 8, til saksbehandling, som er ei videreføring av IBM,s saksbehandlersystem, tatt i bruk jan.2003. (Kontor 2000).

Enhetenes fagområder journalfører i sine fagsystemer, og i h.h.t egne rutiner.