Utskriftsvennlig versjon

Avtaler, Interkommunalt - samarbeidsform /regelverk

Ved et interkommunalt samarbeid må det av avtalen gå klart fram hvilke samarbeidsform som inngås.

Arkivlova, Kommunelova samt Offentleglova sammen med Riksarkivaren veiledning regulerer arkivansvar etter hvilken samarbeidsform som er valgt.

I en vertskommunemodell har vertskommunen ansvar for journalføring og arkivering av dokumenter, samt ajourhold og avlevering av elektronisk versjon:

§ 11. Arkivet er en del av vertskommunens arkiv. Vertskommunen har ansvar for daglig- og bortsettingsarkiv. X som depot for vertskommunen har dermed depotansvar for §28 samarbeidet Jfr. ??????

Riksarkivarens veiledning om arkiv i interkommunale samarbeidsorgan:

5.2 Organisering

Det må tas hensyn til om samarbeidsordningen er et eget rettssubjekt eller ikke. Dersom ordningen er et eget rettssubjekt, skal den ha en egen arkivtjeneste og eget arkiv. Dersom det ikke er et eget rettssubjekt, så skal det defineres en egen vertskommune som skal ha ansvaret for arkivtjenesten. Vertskommunen må imidlertid sørge for at arkivet til samarbeidsordningen ikke blandes sammen med arkivet til vertskommunen. Dette gjelder både papirbaserte arkiv og elektroniske arkivsystem. Alle forhold rundt arkivtjenesten må dokumenteres i vertskommunens arkivplan, samt i de deltakende kommuners arkivplaner.

5.4.2. Formalisering av arkivansvaret

"Formalisering av arkivansvar, både i arkivdanningen og deponeringen, bør i utgangspunktet starte samtidig som formelle avtaler om nye samarbeidsordninger blir utarbeidet, og da gjerne i selskapsavtale/vedtekter eller i egne samarbeidsavtaler. Ved opprettelsen av formelle avtaler bør det komme inn en egen passus om arkivmessige forhold, så som bestemmelser om at samarbeidsordningen skal sørge for at arkivarbeid og arkivhold skal være i tråd med arkivloven med forskrifter, og beskrivelse av eierkommunenes ansvar for arkivene ved oppløsning av samarbeidsordningen. Her bør det også forankres at samarbeidsordningen skal inngå en avtale med arkivdepotet (depotavtale) hvor forhold omkring deponering, avlevering, eierskap, ansvarsfordeling, tilbakelån, tilbakeføring, tilgang, gyldighetsperiode, eventuelle utgifter/avgifter og tilgjengeliggjøring reguleres"

I allerede etablerte samarbeidsordninger bør avtaler som nevnt over, behandles formelt i samarbeidsordningen og komme inn i de avtaler som allerede foreligger.

I et samarbeid basert på § 28 i kommuneloven (vertskommunemodellen) er det vertskommunens depotordning som legges til grunn for deponering av avsluttede arkiver. Samarbeidsordninger organisert etter vertskommunemodellen skal derfor ikke opprette egen depotavtale

Laster...