(1) Med arkivdokument menes et dokument som skal inngå i et arkiv.

(2) Arkivdokumenter som lagres elektronisk skal være knyttet til et system som styrer all arkivering av og tilgang til dokumentene.

(3) System for journalføringspliktige saksdokumenter jf. arkivforskriften § 9, skal følge krav som Riksarkivaren med hjemmel i arkivforskriften § 11, har fastsatt i Norsk arkivstandard (Noark). Noark-systemer skal godkjennes av Riksarkivaren før de tas i bruk.

(4) Dersom et offentlig organ planlegger å lagre elektroniske arkivdokumenter i et system som ikke er Noark-godkjent, skal det sendes melding til Riksarkivaren før systemet tas i bruk. Riksarkivaren kan kreve å få seg forelagt systemet for godkjenning.

(5) Som ledd i vurderingen av et arkivsystem kan Riksarkivaren kreve at det blir gjennomført en test av prøve på et arkivuttrekk fra systemet, jf. § 5-2 bokstav b. Organet kan utføre test selv, dersom Riksarkivaren har distribuert verktøy for dette formålet. Riksarkivaren kan også autorisere andre instanser til å utføre eller administrere slik test.

(6) Statlige organer skal sende melding til Riksarkivaren om alle arkivsystemer som skal tas i bruk.

(1) Det skal utarbeides instruks for organet som beskriver ansvar, rutiner og rettigheter knyttet til opprettelse, mottak, utveksling, vedlikehold og bruk av arkivdokumenter i arkivsystem.

(2) Følgende ansvarsforhold og rutiner skal beskrives:

a)

ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter,

b)

hvilke spesifikke rettigheter for behandling av arkivdokument som tildeles brukere av systemet med tilhørende roller,

c)

hvilke typer dokumenter som skal autentiseres og signeres, samt regler og rutiner for signering av dokumenter, herunder bruken av digital signatur,

d)

ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og arkiveringen,

e)

ansvarsforhold og prosedyrer for registrering, journalføring og arkivering av dokumenter som sendes og mottas,

f)

rutiner som definerer ansvar for:

-

fordeling av dokumenter,

-

retting av registrerte journal- og arkivopplysninger,

-

avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter,

-

vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet,

-

registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette, og

g)

prosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift.

(1) Elektroniske arkivdokumenter skal lagres i ett eller flere av de dokumentformater som er fastsatt i kapittel 5 jf. § 5-17 til § 5-20. Dette gjelder ikke dokumenter som tillates kassert etter 10 år eller mindre. Organet skal kontrollere at konvertering til arkivformat er utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare, før det foretas kassasjon av produksjonsformatet.

(2) Riksarkivaren kan fastsette at system som lagrer elektroniske arkivdokumenter skal ha eksportfunksjoner som sikrer at bevaringsverdig materiale kan overføres til andre system eller avleveres til arkivdepot.

(3) Ved eksport for avlevering eller deponering skal systemet kunne produsere et arkivuttrekk i henhold til krav fastsatt av Riksarkivaren. Bestemmelsen gjelder ikke dersom alle dokumenter og opplysninger i systemet tillates kassert etter 10 år eller mindre i medhold av arkivloven § 9.

(4) Kommuner og fylkeskommuner kan gjøre unntak fra bestemmelsen dersom de benytter andre dokumentformat eller eksportformat godkjent av Riksarkivaren.

a)

hvilke lagringsmedier og arkivformat som brukes,

b)

hvilke kategorier av saker og dokumenter som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir,

c)

ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av dokumenter til arkivformat, herunder

-

tidspunkt for konvertering

-

retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk,

d)

en plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av materialet inntil det kan overføres til arkivdepot, og

e)

iverksatte rutiner og tiltak for beskyttelse av dokumenter og ivaretakelse av informasjonssikkerhet.

(1) Alle arkivdokumenter som inngår i én og samme sak, eller som ellers hører sammen i en annen type gruppering av dokumenter, skal så langt det lar seg gjøre, arkiveres enten elektronisk eller på papir. Papirbaserte og elektroniske arkivdokumenter skal inngå i hver sine klart definerte deler av arkivet.

(2) All blanding av papirbasert og elektronisk arkivering skal være godt dokumentert i arkivplanen, jf. § 1-1.

(1) Når arkivdokumenter på papir blir skannet i tråd med kravene i § 5-15, og de arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, kan papirversjonen av dokumentene destrueres. Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre, og påse at behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt. Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i § 8-7.

(2) Organet skal fastsette retningslinjer for å kontrollere at skanning av innkomne papirdokumenter er utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare, før den originale papirversjonen destrueres. Dette inkluderer operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning.

(3) Riksarkivaren kan i enkelttilfeller fastsette at også papirversjonen av dokumentene skal bevares.