Ark.forsk § 1 Arkivansvaret i offentlege organ:
Offentlege organ etter arkivlova § 2 pliktar å halde arkiv. Arkivet skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er sikra som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Kvar enkelt kommune og fylkeskommune kan fastsetje kva institusjonar og einingar som skal halde eigne arkiv.
Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ ligg til den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen etter kommunelova § 23 eller kommuneråd og fylkesråd etter kommunelova § 20. Det kommunale og fylkeskommunale arkivansvaret omfattar òg arkiv som er avleverte til arkivdepot.
Eit offentleg organ har det overordna arkivansvaret for offentlege utval som organet har sett ned.
I henhold til forannevnte forskrift skal offentleg organ, (statleg, fylkeskommunal eller kommunal institusjon) ta standpunkt til om institusjonen eller enheten skal defineres som et eget organ:
Snåsa kommune defineres her som ett -1- organ.
Videre sier forskriften at det overordna ansvaret for arkivarbeidet i et offentlig organ skal legges til det øverste leder i organet - administrasjonssjefen.
Kommunestyret har det formelle ansvaret for at arkivordningen fungerer, med derav følgende myndighet til å fastsette økonomiske og praktiske rammer for arkivarbeidet.
Sentrale myndigheter legger føringer for kommunenes arkivorganisering:
Departementet har myndighet til å utgi forskrifter,
Riksarkivaren er den overordnede faglige myndighet over alle offentlige arkiver, og har
rettleiings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet.
Datatilsynet er ombud, konsesjonsgiver og kontrollorgan når det gjelder personopplysninger og personregistre.
Registeransvarlig:
For hvert konsesjonspliktig register skal det være en registeransvarlig som skal påse at konsesjonspliktige arkiver forvaltes i tråd med gjeldende regelverk og betingelser gitt i de særskilte konsesjoner fra Datatilsynet.
En utarbeidet oversikt (register) over kommunens konsesjonspliktige fagsystem hos data-ansvarlig, gir den nødvendige opplysningsplikt ved forespørsel.
