|
RUTINEBESKRIVELSE FOR SAKSBEHANDLERE. Inngående og utgående dokument (etter offentlighetslova §§ 2 og 3) regnes som saksdokument dersom det er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. DOKUMENTFLYT /ARBEIDSFLYT I H.H.T. ARK.LOV Mottak og åpning av post: Snåsa kommune har sentralisert postmottak – Sentraladministrasjonen Inngående post skal leveres til arkivtjenesten (arkl. § 3-1) .Arkivtjenesten foretar registrering /journalføring etter faste rutiner. Mottak post via e-post og telefax: Dokument som blir mottatt eller avsendt via e-post, telefax o.l. - og som regnes som saksdokument, eller er en del av behandlingen i en sak, skal arkivmessig behandles som andre saksdokument - (ark.lov 3.2) Gjelder også post som er privat adresert som også kan være overlevert direkte til enhet/saksbehandler Øyeblikksverdi ? Saksverdi? Vedlegg til ei sak ? Saksbehandler plikter å påse at alle saksdokument går via arkivtjenesten for registrering. Til saksbehandling: a) Registreres med saksnr. – (og løpenr. knyttes til) – (ark.l § 3.5) b) Klassifisere / arkivkode påføres – (ark.l.§ 3.4) Utgående dokument journalføres av saksbehandler på den enhet/avd. som skal behandle saken. Ved tvil om arkivkode, skal saksbehandler rådføre seg med arkivtjenesten. Er saksbehandler uenig i valget av påført arkvikode, må saksbehandler og arkivtjenesten sammen finne løsning som kan forsvares i h.h.t. arkivnøkkelen. Det skal være samsvar mellom arkivkode og fysisk plassering av saksmappe. Vurdere offentlighet – (ark.l. § 2.7) Saksbehandler skal alltid vurdere eller kontrollere rubrikken for offentlighet. Unntas et dokument fra offentlighet, må korrekt lovhjemmel og avskjermingskode påføres. Er dokumentet offentlig skal XX-rubrikken oppheves.Valg av lovhjemler: Viser til KONTOR 2000`ABC Kopibok Arkivserier hvor kopibok blir benyttet, må saksbehandler sørge for at en gjenpart av alle utgående dokumenter settes i kopiboka (ark.l.§ 3.9) Bilegging Saksbehandler er ansvarlig for at saksdokumenter blir holdt samlet så lenge saka er til behandling (ark.l.§ 3.6) D.v.s. Alle dokumenter i saka oppbevares i saksomslag. OBS: Notat / interne notat, fax, e-post kan være en del av saksbehandlingen. Sørg for at det nye saksdokument fysisk blir koblet (arkivlagt) sammen med eventuelle tidligere dokument - tilhørende samme saksnunmmer. Gjør avtale med arkivtjenesten hvem gjør hva. Husk at interne notat og lignende som har betydning for saka skal inngå som dokumentasjon. Avskrive dokument Saksbehandler skal avskrive alle inngående dokumenter Dette gjelder også innkomne dokument som ikke krever svar, eller om det er gitt muntlig svar (ark.l. § 3.8)Eksempel: .TO – TE – BU – TLF Dokument som krever svar har forfall på 14 dager – svar eller foreløpig svar. Ferdigstill dokument Saksbehandler plikter å fetrdigtille utgående dokument. Kryss av i riktig rubrikk når du går ut av tekstdokumentet (dokumentet ferdigstilt - klikk OK - klikk OK - dokumentet kommer på postlista. Arkivavgrensning Saksbehandler skal "rense" mappen før den bringes til arkiv/arkivtjenesten. Kladdnotat, utkast, kopier o.a. hjelpematerill som er brukt under saksbehandlingen, men ikke arkivverdig, skal fjernes. Likeså binders (ark.l. 3.19) Avslutte sak / arkivering Når behandling av ei sak er avslutta og det endelige svar er ekspedert, skal alle dokumentene tilbake til arkivet det tilhører (ark.l. 3.8) Restanseliste Restanseliste skal kjøres ut 2.måned - en oversikt over saker som ikke er ferdigbehandlet Funksjonen skal gjøres av arkivtjeneesten. Saksbehandler har 4 ukers frist til avskrivning - ark.lov § 3.7 Saksbehandlers ansvar )Saksbehandlerne plikter å følge de retningslinjer som gjelder for arkivtjenesten i Snåsa kommune i all dokumentbehandling, arkivdanning og bruk av arkivet. Saksbehandler skal også kjenne arkivplanen for Snåsa kommune. NB! Postlister publiserers hver dag på internett Saksbehandler har også tilgang på postlister i K2000 (Rapport - Journalpost - Postliste) Viser til: Rutinehåndbok for KONTOR 2000. Snåsa, 23. august 2006 Truls Eggen Rigmor Binde |
