RUTINER FOR HÅNDTERING AV E-POST - redigert jan. 2016

POSTMOTTAK:

Mottak – vurdering - videresending – registrering – sletting.

Dokument som blir avsende eller mottekne via telefaks og e-post, og som etter form eller innhald må reknast som saksdokument for organet, skal arkivmessig behandlast som andre saksdokument (ark.l. 3-2)

Utvikling og bruk av elektronisk post er økende, og betjenes etter faste rutiner.Virksomhetens e-postmottak betjenes av bestemte personer i arkivtjenesten. Elektronisk post sidestilles med ordinær post.

A) Vurdering

Vurder betydningen av hvert e-dokument – (videresending? registrering? betydning for flere?)

Hvis tvil om betydningen, ta kontakt med aktuelle personer (eks. i den akt. enhet eller andre i arkivtjenesten.

B) Sortering

Foreta sortering (kassasjon) etter hvert, slett "søppelpost"

C) Videresending

Et e-dokument som betraktes kun som et informasjonsdokument, (eks. kurs, innbydelser og lignende.) videresendes til den (de) aktuelle.

Mottakere som anser at e-posten har betydning for flere, formidlere dette til de aktuelle.

D) Registrering

Arkivverdig e-post behandles/registreres etter gjeldende post- og arkivrutiner

Vurder alltid i forkant av arkivering hvilken arkivdel dokumentet skal registres i.

Arkivdelen er avgjørende hvor dokumentene skal arkivlegges. Kun saksarkivet (SK- Emne 14) er fullelektronisk og kan arkiveres direkte fra e-post og inn i saken uten papirversjon.

Andre arkivdeler er papirbasert som tilsier arkivering på papir, og dokumentene må over til det arkivet det tilhører.

Dokumenter som blir sendt dobbelt, først som e-post og etterpå i papirversjon, skal e-posten skiftes ut med originaldokumentene.

E) Sletting

Foreta sletting av e-dokument etter faste rutiner.

Slett e-post som er eldre enn 3 mndr.

Skulle det likevel være en e-post som tilsier lenger bevaring - eller tvil om sletting - overføres disse i egen mappe "E-post til nærmere vurdering" (årlig gjennomgang/opprydding)

SAKSBEHANDLER:

Mottak post via e-post og telefax:

Dokument som blir mottatt eller avsendt via e-post, telefax o.l. - og som regnes som saksdokument, eller er en del av behandlingen i en sak, skal arkivmessig behandles som andre saksdokument - (ark.lov 3.2)

Gjelder også post som er privat adressert som også kan være overlevert direkte til enhet/saksbehandler.

Øyeblikksverdi ? Saksverdi? Vedlegg til ei sak ?

Saksbehandler plikter å påse at alle saksdokument går via arkivtjenesten for registrering

Snåsa, 29. nov. 2006

 Elin Bye, sign Rigmor Binde, sign

Redigert januar 2016