RUTINEBESKRIVELSE FOR ARKIVTJENESTEN

Offentlige organ plikter å holde arkiv i samsvar med bestemmelsene i forskriften ( §1-1)

DOKUMENTFLYT / ARBEIDSFLYT I H.H.T. ARK.LOV 　

Mottak og åpning av post

Snåsa kommune har sentralisert postmottak – Sentraladministrasjonen.Inngående post skal leveres til arkivtjenesten. Sortering utføres på et egnet sted, og med en klar avgrensing, for å hindre sammenblanding med andre saker / dokumenter.Nødvendig kassasjon utføres - d.v.s. reklame og lignende som ikke har noe verdi som dokumentasjon eller informasjon.

Personlig adressert post, dvs. brev der personnavnet står før navnet på organet (kommunen) skal leveres uåpnet til vedkommende, med mindre organet har inngått avtale om at arkivtjenesten kan åpne slik post.Hvis dokumentet viser seg å være et saksdokument for organet, skal det straks bringes arkivtjenesten for behandling/registrering.Samme regler gjelder post som er adressert til politisk ledelse (ark.l. 3-1)

Rekommandert post / verdipost behandles etter særskilte rutiner.Likeså mottak og behandling av post som berøres av offentlighetslov, personvern - eller der andre trygghetsgrunner må ivaretas.

Stempling og registrering av saksdokument

-Stempling – påfør dato ved mottatt, arkivkode, avd. og saksbehandler.

-Registrering skal skje før dokumentet oversendes saksbehandler.

Dette gjeld også for hastesaker, selv om de kan være underlagt særskilte behandlingsprosedyrer.

Et dokument knyttes alltid til ei sak:

-Søk opp eksisterende sak –

-Hvis saken ikke eksisterer: Opprett saka og registrer journalposten.

Saksnr. samt løpenr. (journalpost) som registreres påføres dokumentet

Postlister / Publisering på internett

Inngående / utgående publiseres på internet på offentlighetsdato ved arbeidsdagens slutt.

Publiseringen sees i sammenheng med registrering av inngående, der disse oppgavene utføres av en og samme person.

OBS! Sjekk offentlighet / koding av offentlighet av saksdokumenter før lista overføres.

Kontakt saksbehandler hvis noe tvilsomt.

Arkivtjenestens oppfølging av saksbehandlinga:-

Restanseliste journalpost kjøres annenhver mnd som sendes den enkelte saksbehandler – med tidsfrist.

Det innarbeides faste tidspunkt for utkjøring av restanselister.

-Forfallsliste journalpost.

Dokumenter som er avskrevet med foreløpig svar blir også med.

Arkivlegging

Når ei sak er avslutta (svarbrev ekspedert eller andre avskrivningsmåter er utført)skal mappa arkivlegges.

Saksbehandler og arkivtjenesten gjør avtale om hvem gjør hva.

Arkivtjenesten sørger for at dokumentliste - Fullstendig journal - legges fremst i mappa, og kontrollerer at mappa forøvrig er forskriftsmessig ordnet.

Utlån fra arkiv:

Intern - Mapper / dokumenter som lånes ut til internt bruk, skal registreres i utlånskort som legges på den aktuelle ark.kode.

I tillegg skal det gis anmerkning elektronisk om utlån/flytting (Fane 6-utlån/avskr.)

Kopiering av originaldokument kan noen ganger være mere hensiktsmessig.

Ekstern - Arkivpersonell bistår ved utlån av arkivmateriell.

Utlånskort eller skjema benyttes der lånetaker kvitterer for lån.

Lag anmerkning på det stedet materialet fjernes - forenkler ved tilbakeføring.

Gjør også en elektronisk anmerking hvis det er registrert i datasystem (Fane 6 – utlån/avskr.)

Låntaker bør i den grad det er mulig få kopier av originaldokument - arkivet bør til enhver tid være mest mulig inntakt.

Kommunikasjon og nødvendig samarbeid mellom arkivtjenesten og saksbehandler er nødvendig for å få en god arkivstruktur i kommunen. 　

　Snåsa, 21. sept. 2006 　　

Truls Eggen,Rådmann Rigmor Binde,sekretær