1. Alle saker skal ha ei forside som gir en oversikt over antall journalposter i saka = Fullstendig journal.

2. Event. manglende originaldokumenter må erstattes med kopi.

Originaldokumenter som kommer til arkiv i ettertid, byttes ut med kopi

- den elektroniske versjon og papirversjon skal gjenspeile hverandre.

Eventuelle avvik noteres i kommentarfeltet, samt ei henvisning på omslagsarket eller i Fullstendig journal.

3. Ved politisk behandling er det Samlet saksframstilling som arkiveres på mappa.

(saksframlegg og protokoll er bare en del av behandlingsprosessen)

Dokument som ikke er registrert i saka, men er en del av grunnlagsmateriellet ved behandling, legges nederst i mappa

4. Ei sak som er videreført i ny periode (registrert dokument i 2008) skal fysisk overflyttes til emnearkiv 1, og avsluttes i neste periode

(overlapping)

5. Fjern binders fra saksmappa - dokument med flere ark stiftes.

6. Legg dokumentene i den rekkefølge de er registrert - signer omslagarket som ei bekreftelse på at den er kontrollert og godkjent av

arkivopersonell.

Ei sak som har vært til politisk behandling/utvalgsbehandling og/eller inneholder mange dokument, kan i tillegg legges i ei saksmappe.

Utvalg, nummer og dato/år kan med fordel påføres.

7. Kontroller at saka får riktig status når den er avsluttet - Status A

8. Omslagsark med tilhørende dokument legges i arkivbokser med påført arkivkode.

Arkiver i h.h.t. arkivkode, deretter år og saksnummer.

Rask gjenfinning = god arbeidsflyt.

Snåsa, den 18. mai 2009

Elin Bye (sign.) Rigmor Binde (sign)