- Avtaledokument og kontrakter stemples, registreres og skannes når arkivtjenesten mottar dokumentene.
- Originaler settes inn i en egen ringperm med et oversiktlig register. Avtalepermen oppbevares sentralt og i h.h.t. arkivlovens forskrifter.
- Om alle nødvendige underskrifter ikke er påført skal disse etterlyses. Når arkivtjenesten mottar komplette dokumenter skal disse skannes inn og erstatte tidligere ufullstendige kontrakter i sak- og arkivsystem og avtaleperm.
- Avtalepermen registreres og arkiveres på objektkode – "Avtaler / kontrakter" Plassering: Arkivtjenestens kontor ved personalavdelingen.
- Avtalepermer nummereres og årstall påføres hvis det benyttes flere permer.
- Et avtaledokument som kan knyttes til ei sak kan med fordel bli registrert med emnekode i tillegg til objektkoden – dokumentet kopieres og legges på saka – stemplet kopi. Avtalen vil være oppsøkbar både på objektkode og emnekode.
- Arkivtjenesten har ansvar for at avtaler og kontrakter gjøres tilgjengelig ved forespørsel fra det tidspunkt avtaledokumentet er oversendt sentralarkiv.
- Ved forespørsel om utlån av avtaledokument bør originalen kopieres hvis ikke annet er nødvendig.Originaler som av en eller annen årsak fjernes fra permen må erstattes med ei henvisning.
- Ved fornying av avtaler må gamle avtaler "krysses ut" med henvisning til ny avtale. Gamle avtaler skal oppbevares – men må synliggjøres at den ikke er gjeldende. Utføres elektronisk så som papirversjon.
- Ledere/saksbehandlere har ansvar for at originaler av avtaler og kontrakter kommer til registrering og arkivering.
- Ansvar for oppfølging og viderefølging av avtaler/kontrakter faller inn under den enkeltes leders fagområde.
- Særskilte avtaler/kontrakter for organisasjonen som naturlig kommer inn under andre arkivreferanser blir registrert med henvisning i et vedlegg til denne rutinebeskrivelsen.
- Denne rutinebeskrivelsen gjøres kjent i alle enheter i Snåsa kommune.
Snåsa, 16. April 2018 Truls Eggen Bjørnar Moe (sign) (sign) |
