Mottak og registrering av inngående post er sentralisert.

Post stilet til Snåsa kommune mottas i sentraladministrasjonen (Servicekontoret) - åpnes og behandles etter følgende rutiner:

1. Reklame og lignende skilles ut - 1.gangs kassasjon

2. Regninger og annet som ikke trenger registrering fordeles snarest.

3. Personlig post bringes uåpnet til rette vedkommende.

Eks: Truls Eggen, Snåsa kommune,

4. Offentlig post åpnes og stemples

Eks. Snåsa kommune V/rådmann - eller - Snåsa kommune V/Truls Eggen - eller - Rådmann i Snåsa.

Samme regel gjelder om det er påført enhet eller om det etterfølger navn til saksbehandler.

Post som inneholder personlige og sensitive opplysninger unndras offentlighet, og blir håndtert etter gjeldende regler og lovverk for den slags.

5. Registrering av post utføres elektronisk - med saksbehandler, arkivkode (kommunens arkivnøkkel) og dato.

Saksnummer og dokument/journalnummer tildeles automatisk fra systemet.

6. Dokumentene blir skannet, og elektronisk arkivert.

7. Dokumenter legges fysisk i arkiv - elktronisk overført til saksbehandler ved rett valg av statuskode.

8. Postjournal publiseres daglig - men en dag etter registrering.

Dokumenter unntatt offentlighet publiseres kun som journalpost, og med begrenset opplysninger hvor det ikke røber sensitive opplysninger.

Dokumenter tilhørende særarkiv, og som skal registreres i et fagsystem, overbringes snarest til rette vedkommende.