|
Mottatt post: Som saksansvarlig/mottaker: Inng. dokument a) skal besvares med brev / melding om vedtak -inng. dok. blir automatisk avskrevet, ved avkryssing i felt (hvis mottaker er samme som avsender av inng. dok) eller- b) hvis saksbehandler betrakter dok. kun som informasjon inng. dok. MÅ avskrives med kode etter valgforeslåttevalg: (TO, TE, osv.) eller- c) hvis saksbehandler betrakter dok. kun som informasjon inng. dok. MÅ avskrives med kode etter foreslåtte valg (TO, TE, osv.) Som kopimottaker: Vis (les) dokument - tilbake til journalpost, og dokumentet forsvinner fra oppgavelista. OBS: Har journalposten et vedlegg, må også det åpnes / leses i word (ingen avskrivning med kode). . . Under arbeid: (utg.dokument) a) ferdigstilles/ekspederes. Statuskoden endres ved å gå inn i dokumentet (word): Endre dokument-ESA-Arkiver - Dokumentet ferdig og låst for endringer (Status endres fra R- E, og dokumentet forsvinner fra oppgavelista) Nødvendig pga. av dokumentflyt. b) status R er ei påminnelse til saksbehandler om at det er en oppgave som er uferdig OBS: ikke-ekspederte dokument bør ikke bli stående over tid uten spesiell grunn. ._________________________________________________________________________________. Saker: (oversikt over egne saker) Saker under behandling - status B (status F når saksbehandler er ferdig, og saken forsvinner fra oppgavelista) Sjekk følgende før saken kan påføres status F: a) alle utg.dok har status E (R-E) - samt- at eventuelle vedlegg er ferdigstilt (F) b) sjekk at alle inng. dokument (status J) er avskrevet, utg.svar eller manuell avskr. (kode). Dokumenter som feiler: Oppgavelista fanger opp dokumenter som er feilet a) dokument som av eller annen årsak er avsluttet/lagret på feil måte ligger med følgende tekst: Ikke-arkivert dokument: Fra oppgavelista utføres følgende: Klikk piltast, velg: Arkiver dokument. Ingen tekst i dokumentet går tapt hvis dokumentet frigis fra oppgavelista. b) dokumenter sendt som e-post fra journalposten som av en eller annen årsak feiler, returneres med melding på oppgavelista. Detaljene vedr. feilmeldingen kan leses ved å sette musepekeren på teksten som vises til høyre for j.posten i oppgavelisten. VI JOBBER I ET FULLELETRONISK SYSTEM: -fra oppgavelista styres dokumentflyt. -dokumentflyt skaper arbeidsflyt. -med daglig og riktig bruk av oppgavelista, statuskoder og rutiner tar du kontroll på dine arbeidsoppgaver! |
